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ストレスフリーの整理術:GTD実践(3)整理@ポメラ&グーグルカレンダー

   

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GTD実践、第3回目。

前回でinboxに収集した項目を、下記リストファイルに整理していきました。事前準備としてポメラに同名のファイルを用意。流れも順番どおり。

1.いつかやる/たぶんやるリスト、ゴミ箱リスト、資料リスト
2.プロジェクトリスト/プロジェクトの参考情報リスト
3.連絡待ちリスト
4.カレンダー
5.次にとるべき行動リスト

個別にコメントしてみます。

1.いつかやる/たぶんやるリスト、ゴミ箱リスト、資料リスト

inboxに入っている項目を上から見て行きます。
まず、個々の項目が“一体何か”をもう一度見直し。
そしてその項目が行動を起こすべきものかどうかを考えます。

いますぐ行動を起こす必要はないけれど、保留しておきたい項目であれば、いつかやる/たぶんやるリストに転記。必要ないな、というのであればゴミ箱リストへ。資料として残しておきたい場合は資料リストへ。

2.プロジェクトリスト/プロジェクトの参考情報リスト

1の整理によって、いまinboxに残っているのは行動しなくてはいけない項目、ということになります。

次は、それらが1度のアクションで可能なのかを検証。
複数になりそうなものはプロジェクトリストに転記。
プロジェクトの参考は@参考情報と末尾に付け加えてプロジェクトリストに転記。

3.連絡待ちリスト

2の整理によって、いまinboxに残っているのは“単発”の項目になるはず。
それらが、“2分以内に片付くか”どうかを基準に整理します。
2分以内に片付くのであれば、それはここですぐやってしまいます。

続いて片付かない項目を検証。“自分でやる必要があるのか”をキーに見直し。誰かにお願いできるのであれば任せてしまいます。そしてその項目を“連絡待ちリスト”に転記します。

4.カレンダー

3の整理によって、今inboxに残っているのは、“単発だが、人に任せられず、2分以上かかる項目”ということになります。

それらを、特定の日付でやるべき(やることで完了する)かどうかを検証。「2週間後、**社に入金」とかですね。

僕の場合、こういった項目はすべてグーグルカレンダーに転記してinboxからは消してしまいました。グーグルカレンダーにはリマインダ設定でモバイル(携帯)にメールを送ってくれる機能があります。常に携帯チェックを行っていればまずミスはないかと。まぁあんまりやりすぎるとメールだらけになってしまって抜けが出てしまいそうなので、工夫すべきかなと思っているところですが。

5.次にとるべき行動リスト

4の整理によって、今inboxに残っているのは、“単発だが、人に任せられず、2分以上かかり、特定の日付にやるわけにはいかない項目”ということになります。(しつこくてすいません)

すべて次にとるべき行動リストに転記します。
この整理によって、inboxは空になるはずです。

あとは“次にとるべき行動リスト”を開いて、上から進めて行きます。完了したら消去。その過程で何か思いついたらまたinboxに転記。

ある程度inboxがたまったら(すぐでもいいと思いますが)上記手順で再度整理。しかるべきリストに転記すると。

これを繰り返していけば、常に頭の中はクリアになります。
新しいコトを考え、また受け止めるキャパが広がるかと。

・・・もしや自分なりの解釈になってしまっているかとここまできて不安ですが(笑)、整理はこのへんで。
(詳しい方問題ないかご指摘ください!お手間じゃなければ・・・)

さて次は「レビュー」です。

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